5 ограничений, почему Excel не может полностью заменить BI

За долгие годы работы Excel стал для людей привычной платформой для планирования, составления бюджетов, распределения расходов, подсчёта разного рода показателей, подготовки регулярных отчётов и т.п. Он популярен во всем мире и имеет уже прочно устоявшуюся репутацию инструмента “номер 1” для работы с данными, в том числе и для бизнес аналитики. 

Несмотря на свои неоспоримые достоинства, на сегодняшний день, когда компания работает в условиях постоянной нехватки ресурсов и времени, Excel уже не может полностью заменить специализированных систем управленческого контроля. Excel по своей сути – это электронные таблицы, он является не полноценным BI решением, а лишь его частью, и его ограничения могут стоить компании впустую потраченного времени, сил и денег.

1 ограничение: Время, затраченное на ручную настройку параметров и элементов визуализации, вместо непосредственного анализа данных.

Microsoft Excel – мощный инструмент для визуализации информации и составления отчетов. Он обладает почти не ограниченным потенциалом для представления данных: разнообразные графики, таблицы, диаграммы. Пользователи зачастую тратят много часов на то, чтобы настроить нужные цвета, ширину столбцов, легенду, названия листов и т.д. Также очень много времени уходит на расчет новых показателей, построение трендов, создание дополнительных графиков для сравнения тех или иных показателей между собой. Проделывается лишняя работа, а иногда – неявные, неочевидные взаимосвязи между параметрами теряются в большой “простыне” данных. Эти часы, регулярно затрачиваемые на “причесывание” отчетов в Excel могут дорого стоить организации в плане потерянной продуктивности.

2 ограничение: Впустую потраченные усилия из-за ошибок в расчетах или неточных данных.

Усилия сотрудника при многочасовой работе с таблицей или отчетом в Excel могут оказаться потраченными впустую, если вдруг обнаружатся неточности в формулах или данных. Ошибки могут возникнуть при сборе данных вручную, при создании графиков или формул, при пересылке частей таблиц другим сотрудникам. Более того, к одним и тем же электронным таблицам имеют доступ несколько пользователей, а это значит, что если ошибки были допущены первым пользователем, то далее они будут дублироваться при переходе файла от одного сотрудника к другому.

 Отсутствие корпоративных стандартов при подготовке отчётов также может отнять много времени у сотрудника в ситуации, когда, к примеру готовится финансовая отчетность и берутся данные по счетам за прошлый месяц. Допустим, через час после того как эти данные были использованы в отчете, записи могут быть дополнены новой информацией о поступлениях по платежам. Таким образом, т.к. отчет готовился вручную, он утратил свою актуальность, даже будучи незаконченным.

3 ограничение: Неверные решения из-за не вовремя поступившей информации.

Создание сложных таблиц, особенно когда данные собираются вручную, отнимает много времени, ведь информация должна быть не только собрана, но и тщательно проверена. Из-за больших затрат времени, отчеты не могут попасть на стол по первому требованию руководителей, и это может повлиять на принимаемые решения. Если подобные решения затрагивают такие критические показатели, как складские запасы, отправки товара или порядок выплат, то результаты задержек могут быть значительны.

4 ограничение: Недостаточные возможности для совместной работы.

По сути, Excel не является многопользовательским инструментом. В нем можно хранить большие объемы данных, но когда необходимо этими данными поделиться с коллегами, возникают определенные сложности. Не всем сотрудникам нужны/могут быть доступны все данные, содержащиеся в электронной таблице, для этого ответственному менеджеру приходится выделять необходимую часть с информацией из общего файла. Затем эта часть отправляется конкретному сотруднику, к примеру, по электронной почте. При совершении каких бы то ни было манипуляций с отправленными данными, они должны будут проделать тот же путь назад к исходному файлу для обновления информации. Такой сложный и долгий процесс сильно усложняет совместную аналитическую работу.

5 ограничение: Excel по-прежнему остается инструментом, доступным лишь на ПК.

Мобильные устройства, такие как планшеты и смартфоны, стали неотъемлемой частью современных руководителей. Они хотят контролировать важную информацию из любой точки, где бы они ни находились, и принимать решения даже на ходу. Excel не может обеспечить комфортную работу с большими объемами данных на маленьких экранах мобильных устройств, что ведет к упущенным возможностям и менее эффективному использованию времени руководителей, как, например, в дороге или в командировке.

Excel не так уж плох, как инструмент работы с данными, но использование его вместо специализированного инструмента управленческого контроля может привести к значительным потерям времени и ресурсов. Только грамотная комбинация BI и Excel может существенно оптимизировать бизнес-процессы, наладить управленческий контроль и привести компанию к успеху.