4 совета, как эффективно представить бизнес-информацию

Традиционно в компаниях при работе с данными основные усилия направлены на их сбор, анализ и составление отчетов. Согласно мировым практикам оптимальное распределение денег/времени/рабочей силы между этими процедурами составляет 15% – 65% – 20%.  Однако, обрабатывая потоки данных, компании зачастую уделяют недостаточно внимания одному крайне важному моменту – презентации полученной информации. Представление информации в удобном для восприятия виде – это важная задача, т.к. именно информация, т.е. уже переработанные цифры и факты, представляют наибольшую ценность для принятия решений.

Есть несколько общих советов к тому, как более эффективно презентовать вашу бизнес-информацию.

1. Данные должны рассказывать истории.

Данные могут превратиться просто в груду бесполезных цифр, когда вы не понимаете, что должны в них увидеть. Определись с целью презентации и помните, что данные являются отражением реальных событий. Они содержат в себе определенную историю, и качественная визуализация поможет понять, о чем именно способны рассказать числа.

Также хорошо, если вы включите в презентацию ваши целевые показатели, сделайте сравнения плановых и фактических значений.

2. Проверяйте данные на непротиворечивость.

Информация в презентации должна обладать определенной ценностью для аудитории. Ценность складывается из точности, своевременности и прямого отношения к делу. Поэтому предварительная проверка данных на предмет ошибок, искажений, устаревания является важнейшей частью при подготовке эффективной презентации.

3. Чем меньше, тем лучше.

Keep it short and simple, дословно «делай короче и проще» – широко используемый принцип при проектировании систем, который также применим и для презентации информации. Простота и легкость в представлении данных – ключ к их быстрому пониманию.

Вот интересный факт на эту тему: немецкий ученый Герман Эббингауз обнаружил, что кратковременная память человека способна держать в памяти 7 +/- 2 элементов. Как только их количество существенно возрастает, то одновременное представление такой информации теряет всякий смысл.

Фокусируйтесь на главном. Стремитесь размещать на слайде в общей сумме не более 5 элементов для лучшего понимания информации аудиторией.

4. Учитывайте интересы своей аудитории.

Постарайтесь определить, в чем заключается интерес аудитории, какова ее мотивация для выполнения нужных вам действий после презентации. Это поможет вам правильно преподнести вашу информацию.