Авторы:
- Александр Тютюнник, директор по развитию бизнеса ГК Luxms
- Александр Спивак, эксперт по данным
Excel — неизбежность, которую нужно возглавить
Представьте: утро понедельника, кофе еще не успел остыть, а вам уже присылают десятки Excel-файлов с отчетами из разных отделов. Финансы, логистика, продажи — все вразнобой, с данными разных форматов, а иногда и с ошибками. Знакомо?
Excel давно стал “рабочей лошадкой” бизнеса. Он прост, гибок и позволяет быстро решать задачи. Но когда компания растет, а файлов становится больше сотни, удобство превращается в кошмар. Всем, кто работает с Excel, знакомы эти проблемы:
- Ручной ввод данных требует больших временных затрат;
- Человеческий фактор приводит к опечаткам, потере данных и некорректным расчетам;
- Из-за обилия версий и вариантов сложно определить, какие данные актуальны;
- Сотрудники тратят время на поиск нужной информации, пересылку файлов и их верификацию;
- Зависимость от сотрудников, которые создавали сложные формулы и расчеты, и могут уволиться в одночасье, оставив после себя Excel, с которым другие будут долго разбираться;
- Информация хранится в разных системах (Excel, CRM и т.д.), что усложняет ее консолидацию;
- Разные подразделения могут использовать различные форматы и методики учета;
- Сложно отслеживать изменения – кто и когда вносил правки в данные;
- Сложно предоставлять отчеты в надзорные и контролирующие службы в соответствии с установленными требованиями и стандартами. Это может привести к серьезным юридическим последствиям и штрафам из-за несоответствия нормативам.
Но даже внедрение систем хранения и управления данными, вроде корпоративных хранилищ или озер данных, не позволит полностью отказаться от Excel. И вот почему:
- “Аварийный люк” для нестандартных задач
Корпоративные хранилища и озера данных (Data Lake) “заточены” под структурированные данные. Но когда нужно быстро провести ad-hoc-анализ, смоделировать сценарий или обработать “грязные” исходники, сотрудники выбирают Excel. Системы требуют согласований, а Excel можно просто открыть и работать. - Данные для внутреннего пользования
Не всю информацию нужно загружать в общее хранилище. Локальные расчеты, черновики, персональные заметки менеджеров — это “тень данных”, которая “живет” в Excel, потому что официальные системы для этого не предназначены. - Человеческий фактор: “А мне так удобно”
Даже если компания внедрила CRM, ERP и BI, найдется подразделение (обычно это финансовая служба или отдел продаж), который держит “правильную” версию отчетов в Excel. Причин тому может быть множество — от привычки до ограничений используемых систем и долгих циклов внедрения изменений.
Excel — это “цифровой клей” бизнеса. Он заполняет пробелы между формальными системами, спасает в срочных ситуациях и дает сотрудникам ощущение контроля. Но именно эта гибкость делает его незаменимым и опасным. Вот почему задача бизнеса не в том, чтобы искоренить Excel как инструмент для работы с данными, а в том, чтобы минимизировать риски и сделать его частью управляемой системы.
Excel — это не плохо. Плохо — когда он неуправляем.
Не бороться, а возглавить: профессиональная работа и контроль данных с Luxms BI
Если мы признаемся, что Excel и ручной ввод останутся, то следует задуматься о том, как создать единую систему, бесшовно интегрировать ее с аналитикой и базами данных — так, чтобы Excel-отчеты стали более надежным, прозрачным и безопасным инструментом. Это поможет навести в них порядок, верифицировать качество данных и иметь к ним гарантированный доступ при необходимости.
Систематизация Excel-отчетов требует не просто их переноса в хранилище, а интеграции в экосистему данных, поэтому мы предлагаем клиентам следующее решение на базе платформы Luxms BI:
- Проанализировать все Excel-отчеты в компании. Распределить на 3 категории: регулярные, ручные и разовые или узкие.
- Оцифровать важные и регулярные отчеты:
- Наладить получение данных напрямую из источников с помощью использования встроенного ETL\ELT-инструмента Luxms Data Boring, который обеспечивает онлайн-взаимодействие всех компонентов внутри платформы данных и поддерживает стыковку со сложными источниками данных, например, потоковые данные и интеграцию с интернетом вещей.
- Организовать хранение в корпоративном хранилище, например, в Arenadata DB.
- Настроить их визуализацию на дэшбордах в Luxms BI.
- Автоматизировать важные, но ручные отчеты и анкеты:
- С помощью подсистемы Luxms BI создать формы для ввода, которые позволят избежать ошибок и ускорят заполнение отчетов, настроить их сбор, свод и консолидацию в единый отчет;
- Систематизировать нужные, но решающие разовые или узкие задачи отчеты:
- Создать систему тегов и метаданных для организации поиска и доступа к Excel-файлам;
- Выделить место в хранилище;
- Настроить доступ к ним для просмотра и изменения.
Такой формат сделает процесс ввода, сбора и консолидации информации:
- Удобным, благодаря использованию преднастроенных веб-форм, которые можно открыть в любом браузере как на стационарном компьютере, так и на мобильном устройстве. Пользователю нужно только внести предусмотренные параметры или загрузить готовую электронную таблицу ранее разработанного шаблона;
- Качественным, поскольку поддерживает разнообразные способы проверки внесения данных — например, с помощью унификации и гармонизации нормативно-справочной информации (НСИ), — а также ведение НСИ в электронном виде на базе подсистемы Luxms BI. Для каждого поля специалисты задают предельные значения и формат ввода. Перед тем как попасть в аналитическое хранилище, резкие отклонения и выбросы данных проходят дополнительную проверку;
- Безопасным, благодаря расширенной ролевой модели Luxms BI, которая не позволяет пользователям изменять или вводить недоступные для них данные. Администраторы четко определяют, какими правами обладает каждый пользователь, а система открывает только те ячейки, которые должны быть заполнены конкретным человеком. Эта же модель обеспечивает и демонстрацию и доступ к определенным данным конкретным пользователям, таким образом, каждый пользователь будет видеть только то, что нужно ему;
- Эффективным, потому что на порядок снижает количество ошибок ручного ввода, обеспечивая эффективный сбор информации с тысяч пользователей в разных подразделениях для решения аналитических задач.
Пример использования
Рассмотрим такой пример в сфере промышленной безопасности.
Типичная ситуация: служба охраны предприятия ежедневно фиксирует состояние объектов. При использовании Excel-отчетов часто возникают проблемы — данные вводятся вручную с ошибками или вовсе заполняются вручную на бумаге, файлы теряются, а описания инцидентов различаются в зависимости от формулировок сотрудников. Luxms BI решает эти проблемы:
- Стандартизированные онлайн-формы исключают разночтения и ускоряют сбор информации о принятых профилактических мерах;
- Отсутствие в срок сданных отчетов подсвечивается на дэшборде начальника службы безопасности, что усиливает контроль;
- Интеграция с датчиками безопасности автоматизирует сбор данных, например, поставлен или нет объект на сигнализацию;
- Интерактивная карта объектов визуализирует проблемные зоны.
Такая единая система управления Excel применима в любой сфере. При этом она остается гибкой — ее можно адаптировать под любые бизнес-процессы.
Почему управлять Excel нужно именно через BI-систему?
Потому что Luxms BI создает единую среду для работы с Excel-отчетами, где встроенный ETL-инструмент автоматизирует загрузку и преобразование данных, а расширенная ролевая модель гарантирует контроль доступа на уровне каждого поля. Система объединяет разрозненные файлы в централизованное хранилище с возможностью верификации данных, их визуализации в интерактивных дэшбордах. И все это в одном интерфейсе. В отличие от ручного управления, BI-платформа превращает Excel-отчеты в часть корпоративной аналитической инфраструктуры.
Excel — не враг, а союзник
Excel никуда не денется, но теперь он может работать на вас, а не создавать хаос. BI-система дополняет его возможности, обеспечивая порядок, безопасность и скорость.
Но даже при использовании BI-системы и систем хранения и управления данные из Excel-отчетов могут содержать ошибки, особенно если они поступают из разных источников или заполняются вручную (10000 вместо 1000, введенные по ошибке никто не отменял!). Это может привести к некорректным аналитическим выводам и, как результат, к неверным управленческим решениям. Поэтому критически важно встраивать в процесс методологии Data Quality.
Мы понимаем важность качества данных для принятия решений, поэтому предлагаем универсальный дэшборд для мониторинга и отображения качества данных. Как отметил Дмитрий Дорофеев, главный конструктор Luxms BI, в своем выступлении на Data&AI 2025:
Мы выбрали девять ключевых показателей качества данных — этого хватит всем. Можно начать даже с одного. Главное — измерять, а не полагаться на “нормальные” или “плохие” данные. В Luxms BI эти метрики встроены в дэшборды, и каждый руководитель видит: если качество упало, например, до 11%, таким данным верить нельзя.
Сохранить гибкость Excel и добавить управляемость системы можно вместе с Luxms BI с подсистемой ввода, сбора и консолидации данных.
Не боритесь с Excel — сделайте его частью вашей data-стратегии! Обсудить ваш проект можно с нашими специалистами.