Разнообразие информационных систем, механизмы сбора и обработки отчетных сведений, большое количество ручных операций с данными делали подготовку аналитики для топ-менеджмента РЖД сложной и трудоемкой задачей.

Поэтому в 2017 году началась реализация программы проектов по внедрению системы контроля и мониторинга (СКИМ). Больше 3х лет строилась архитектура работы с данными с использованием существующих в РЖД продуктов и технологий хранения данных, работы с ними и их визуализации.

В начале 2019 года было принято решение о развитии проектов СКИМ на базе российского ПО и продуктов с открытым кодом, чтобы полностью соответствовать программам импортозамещения. И основой для визуализации производственных, операционных и финансово-экономических показателей, подготовки оперативной отчетности и показателей деятельности стала платформа бизнес-аналитики Luxms BI. Проект был реализован совместно с нашим партнером «КОРУС Консалтинг».

Цель и задачи проекта

Цель проекта – создать систему контроля и мониторинга ключевых показателей деятельности компании, единой точки правды в виде единого инструмента оперативного анализа, которая решит ряд проблем:

1. Отсутствие единой методологии, сценариев анализа показателей эффективности работы компании;
2. Трудоемкость формирования отчётности, подготовка материалов вручную, различные сценарии сбора данных в подразделениях;
3. Отсутствие единого инструмента для получения отчетности как на уровне топ-менеджмента компании, так и на линейном уровне.

Основные задачи системы:

• Полный ситуационный мониторинг всех аспектов деятельности в разрезе регионов, бизнес-единиц;
• Установление и мониторинг финансовых метрик и элементов бюджетного и инвестиционного контроля: управление затратами;
• Сквозной контроль и нормирование управления персоналом: HR аналитика;
• Управленческий контроль соблюдения обязательных нормативов и движения к целевым стратегическим инициативам, мотивационная модель;
• Технический контроль нарушения нормативов, регламентов, SLA.

Способ решения 

Чтобы решить поставленные задачи и достигнуть цели, мы выделили основные направления работы в проекте:

• Настроили ежесуточный автоматизированный сбор большого количества разнородных отчетных показателей̆;
• Обеспечили сходимость информации на разных уровнях, учитывая сложную разветвленную организационную структуру;
• Организовали системное обеспечение корректности методологии, учитывая критичную значимость всех шагов обработки данных;
• Использовали современный̆ подход к построению UX/UI с учетом различных сценариев использования, включая просмотр с ПК и видеостен разных форматов;
• Обеспечили единообразие: единый формат навигации по системе, навигации между функциональными приложениями, сценариев анализа (план-факт, год-к-году, структура и др.) и визуализации, согласно бренд-буку.

Особенности проекта

Система СКИМ интегрирована с 40+ системами-источниками данных, собирает и обрабатывает 270 000+ показателей̆ деятельности, включая 275 отчетных форм для 30 структурных подразделений. Более 650 пользователей, 5 разрезов контроля: организационные и временные.

Система предоставляет пользователям быстрый и удобный доступ к различным функциональным возможностям, разделам и подразделам с единой точки доступа — стартового экрана системы.

Отдельные блоки дают возможность сквозной̆ навигации для комплексного анализа и работы с отдельными аспектами деятельности: инвестиционные проекты, производственно-технологический блок, стратегические цели, учет и хранение форм отчетности и методик их формирования.

Результаты проекта

Система анализа ключевых показателей деятельности ОАО «РЖД», отвечающая теперь требованиям импортозамещения:

• обеспечивает оперативный мониторинг работы крупной географически распределенной организации;
• поддерживает информационное принятие решений и позволяет эффективно отслеживать производственные, операционные и финансово-экономические параметры, что снижает риски необоснованных решений из-за отсутствия необходимой информации;
• формирует аналитические отчеты, которые помогают топ-менеджменту в принятии управленческих решений.

Одним из значительных изменений стало заметное сокращение влияния человеческого фактора на подготовку отчетных и аналитических материалов. Это приводит к единому подходу к оперативной управленческой отчетности, снижает трудоемкость сбора данных и повышает скорость их представления. С начала проекта доля вручную собираемых данных уменьшилась с 20% до 0,4% от общего объема обрабатываемых показателей.

Импортозамещение и автоматизация критически важны для компаний, поскольку повышают независимость и устойчивость. Использование отечественного ПО снижает риски, связанные с внешними поставками, а автоматизация обработки данных улучшает эффективность и снижает вероятность ошибок.

Реализованный проект демонстрирует, что полностью российская BI-система Luxms BI может справиться с автоматизацией сбора и обработки большого количества данных, собираемых из большого количества разнообразных источников.